Poslednjih nekoliko dana imao sam nekoliko telefonskih razgovora sa osobama koje nisu vične poslovnoj komunikaciji putem telefona, što me je podsetilo da je možda dobro na jednom mestu postaviti određeni broj saveta za “telefonske situacije” u kojima možete možda drugačije da reagujete kada vam se dese:
1. Kada vam neko odbije telefonski poziv, to ne znači da vas ne voli!
Kada ste u komunikaciji sa veoma zauzetim osobama uopšte nije problematično da vam takva osoba odbije poziv, nazvaće vas kada završi sa svojim obavezama. Ne morate zvati 20 puta dodatno, jer vam neće odgovoriti dok ne bude bila u situaciji za to. Isto važi kada nazovete ovakvu osobu pa vam prikazuje da je signal zauzet. Sačekajte, javiće vam se, jer ima informaciju da ste zvali. Kada ostavite puno poziva u ovakvim slučajevima izgledate dosta neozbiljno. Ako je nešto stvarno važno, pošaljite SMS poruku da je važno da se što pre javi ta osoba. Ako je već potrebno da zovete veoma zauzete osobe, ja konkretno koristim sistem “3 zvona“, i zatim prekidam, jer će mi se takve osobe javiti čim budu u prilici.
2. Ako se često ne javljate na različite telefonske pozive, imate iz nekog razloga nečistu savest!
Poznajem određeni broj direktora i/ili vlasnika firmi kod kojih moraš da se “oteliš” da bi ti se jednom javili na telefon na preko 20 poziva ili SMS poruka u toku nekoliko dana. U ovakvim slučajevima ima onih koji na taj način govore kako više nećete raditi zajedno (možda je jednostavnije ipak da se tako nešto jednostavno kaže), ali se češće radi o osobama za koje se ispostavi da su nekome nešto dužne. Interesantno je da mi se više puta desilo da takve osobe nisu meni dužne, ali da se i prema meni ponašaju na isti način (ne odgovaraju na pozive, poruke…) iako je njima lično bilo potrebno da se čujemo… U svakom slučaju, neodazivanje na telefonske pozive danima nimalo ne deluje profesionalno.
Sa druge strane, tačno se vidi ozbiljnost veoma zauzetih osoba koje se svaki put jave kada imaju vremena za to svim onim osobama koje su zvale u periodu zauzetosti takve osobe.
3. Trošak telefoniranja nije tema u poslovnoj komunikaciji!
Više puta mi se desilo da me neko kontaktira, ja se ne javim u tom momentu, nazovem kasnije i ta osoba mi ponudi da me ona nazove umesto da ja zovem. Cene telefoniranja i postojeći paketi su takvi da stvarno nije problem da u poslovnoj komunikaciji ima sasvim dovoljno minuta da se ne razmišlja o tome kolika je cena (lokalnih poziva), postoje VoIP telefoni za međunarodne pozive, a većina direktora i menadžera po firmama ima telefone čije račune plaća firma. Iskreno, kada mi neko ponudi da umesto mene on/ona zove, to deluje čudno, odnosno ta osoba pokazuje neiskustvo u poslovnoj komunikaciji.
Potpuno je druga priča da ima osoba koje definitivno ekstremno štede na telefonu, čak i u poslovnoj komunikaciji. Desilo mi se da sam nekoliko godina bio u poslovnom odnosu sa osobom za koju sam posle nekog vremena ustanovio da neće da zove preko mobilnog telefona – samo jedno zvono i prekida poziv da bih ja zvao. Kako to izgleda kada pomislite da ta osoba treba da plati neku skuplju uslugu? Da li će takva osoba to platiti? Opet, takvo ponašanje deluje čudno, i u krajnjoj liniji – neozbiljno.
4. Nemojte “arčiti” (daviti) važne kontakte!
To što imate br. telefona neke vama poslovno važne osobe, to ne znači da bi trebalo da je zovete svaki put kada vam padne na pamet, i da bezveze trošite vreme takvih osoba. Najbolja varijanta komunikacije sa vama važnim osobama sa aspekta posla je da ih kontaktirate kada imate nešto što je njima važno. Ako tako nastupate, svaki put ćete biti u situaciji da možete uspešno da kontaktirate sa takvim osobama.
U ovoj kategoriji su i oni koji ne znaju da telefoniraju sažeto i kratkotrajno. To zaboravite u poslovnoj komunikaciji – poštujte vreme drugoga. Ako ste stvarno dobri, ostavite te dugačke razgovore nakon posla u direktnoj komunikaciji…
5. Poštujte zadate protokole telefonske komunikacije!
Ako ste u komunikaciji sa osobama koje imaju zvanične i privatne mobilne telefone, gde se na zvanične telefone javlja sekretar/sekretarica a vi imate oba telefona, sem u realno potrebnim slučajevima direktne komunikacije, sve dogovore usmeravajte upravo na zvanični broj telefona. Poslovni sekretari upravo imaju posao da prihvataju pozive koji nisu toliko važni da ih data osoba direktno prihvata – shvatite kakvi su to pozivi, i poštujte to!
6. Nemojte se SMS-blamirati!
Ako imate problem sa gramatikom (BIJO sam i sl.), poradite na tome, ili nemojte koristiti SMS u poslovnoj komunikaciji. Isto važi i za “chudne karat3r3 shto se pojavljuju” u SMS porukama… I molim vas, nemojte pisati poruke sa svim velikim slovima!
7. Nove komunikacije samo uz dogovor – Nemojte delovati napadno!
Lepo je koristiti Skype, Whatsup i sl. u poslovnoj komunikaciji, ali bi bilo veoma poželjno da takvu komunikaciju koristite uz dogovor sa drugom stranom, a ne da onom koga ste našli na nekom od servisa odjednom neplanirano iskoči vaš kontakt. Nije teško pitati, i nije problem dobiti bilo kakav negativan odgovor, pa ni odgovor da osoba koju ste pitali za instant komunikaciju to i odbije iz nekog razloga.
Još tekstova na temu komunikacije telefonom:
- Bonton opšte “mobilizacije”
- Lak način da vodite telefonsku komunikaciju
- Komunikacija putem telefona/mobitela
Fotografija je preuzeta odavde.
7+ načina kako ne koristiti telefon u poslovnoj komunikaciji,
Povoljno!
Naručite knjigu "[Digitalni] Pre-marketing"!
Digitalni Pre-Marketing objašnjava potrebne preduslove za rešavanje problema koji vas sprečavaju da dođete do značajno boljih marketing i PR rezultata na internetu.Naručite klasičnu ili e-book verziju knjige .>>
Lično najviše volim mail – em ostane sve napisano i nema dileme je li nešto rečeno ili ne, em mogu pisati i čitati u vrijeme kad meni odgovara. I u tišini 🙂
fiksni telefoni i sekretarice su traćenje vremena, kad su direktori u pitanju pogotovu…
mail omiljn, ali dosta ljudi nema naviku isti da otvara ;(
Ako je online biznis, u bilo kom obliku, mnogo toga moze da se obavi mailom, u vecini slucajeva nema potrebe za telefonom
Iz iskustva, svog i drugih, dodao bih nesto o stvarima koje se govore preko telefona. Telefonska komunikacija mi se vecinom svodi na “posaljite mi to na mail”. To je praksa koju forsiram jos od studiranja, jer zaista ima ljudi koji ocekuju da drugi memorisu sve sto njima padne na pamet.
Primer o kome mi je prijatelj pricao: vozi se autobusom, zove ga covek za koga radi seo posao i kaze “e, nesto sam se setio, mozes da pogledas koliko mozemo da se proguramo za … fraze?” i nabraja 10+, ne posalje mu na mail, a onda ga napada kako ne radi svoj posao.
Ali ostaje da se telefon mora koristiti, bar zbog toga sto je drugima vazan.
Evo da dam doprinos temi, jedna od najgorih stvari koja se meni dešava svakodnevno jeste da veliki broj ljudi u binis komunikaciji ne potpišu sebe prilikom slanja sms poruke. Ili dešava se da komuniciram sa čovekom preko telefona koji se nije predstavio na početku i onda tokom celog razgovora ne znam sa kim razgovaram. Mislim da i o ovakvim stvarima treba povesti računa.