Dragan Varagic

Ovaj serijal članaka objašnjava potrebu za projektnom dokumentacijom, detaljnije predstavlja različite vrste projektne dokumentacije, i na kraju se daje ponuda firmama/pojedincima za nezavisno definisanje preciznijeg zahteva za izradu Web sajta, pre definisanja cene projekta.

Drugi deo: Projektna dokumentacija iz koje proizilazi zahtev za ponudom izrade Web sajta

U ovom konkretnom članku definiše se šta bi trebalo da predstavlja zahtev za ponudu izrade Web sajta (Web development RFP – Request For Proposal).

Projektna dokumentacija pri izradi Web sajta služi da bi se što je moguće preciznije definisalo šta organizacija želi da radi online, i šta u tom kontektu treba uraditi da bi se uspešno privela kraju izrada Web sajta, a da se nakon puštanja Web sajta dobiju kvalitetni efekti online nastupa.

Kada se priča o izradi Web sajta, obično se pominju tri konstantna problema:

1. Firma koja želi da joj se izradi Web sajt obično uopšte ne zna (odnosno nadležni u firmi) šta oni žele od Web sajta (ili naslučuju šta žele, ali nisu sigurni).
2. Firma/pojedinac koja/koji kreira Web sajt obično želi da proda više od toga što naručiocu posla uopšte treba (još je veći problem u vezi sa navedenim, što veliki broj firmi namerno ne iznosi koliki su kompletni troškovi izrade, sa aspekta izmene prvobitnih zahteva, usled ne znanja nadležnih kod naručioca posla).
3. Kada se sve i dogovori, sledi neverovatan problem obezbeđivanja sadržaja za Web sajt.

Cilj projektne dokumentacije za izradu Web sajta jeste da reši što veći broj problema (definiše potrebe), da realizacija izrade Web sajta ide što jednostavnije, bez nepotrebnih zastoja. Na žalost, kod nas se u poslednjih nekoliko godina veoma retko pominje ova tematika.

Šta klijent želi? – Definisanje zahteva ponudu izrade Web sajta

Mislim da je najveći problem pri izradi Web sajta (bilo da se radi o novom Web sajtu ili njegovoj redefiniciji) definisati želje klijenta, ili još bolje rečeno – shvatiti šta to klijent uopšte želi od Web sajta.

Za početak, veoma dobro prolazi upitnik za izradu Web sajta (primer, .doc file), ali nakon toga potrebno je odrediti da li klijent želi “Fiću”, “Juga”, “Opel Corsu”, “Pasat”, “Mercedes”, ili “Jaguar”… Odnosno, šta je klijent spreman da plati. Potrebno je objasniti da se ne može dobiti “Jaguar” po ceni “Fiće”, što je veoma čest slučaj.

Smisao definisanja zahteva za izradu Web sajta (zahtev za ponudu izrade Web sajta, – Web site Development RFP) jeste određivanje odnosa između onoga šta je potrebno klijentu, u odnosu na to koliko je klijent spreman da plati. U ovom koraku veoma je bitno objasniti uopšte kakve su mogućnosti na raspolaganju, u odnosu na konkretno definisane zahteve, odnosno šta se dobija sa određenim varijantama izrade Web sajta – obrazloženje cene koštanja.

Najbitniji detalj kod definisanja zahteva za izradu Web sajta jeste mogućnost da se on uradi pre nego što se odredi sama ponuda (cena) za izradu sajta, tj. da za jeftinije projekte ovakav dokument bude osnova za formiranje cene.

U praksi moje agencije, zahtev za ponudom izrade Web sajta sasvim lepo samostalno funkcioniše do cene izrade sajta od oko 1.000 EUR.

Primeri zahteva za ponudom izrade Web sajta

U najjednostavnijim slučajevima, kada se radi o malim i jednostavnim projektima, pomenuti upitnici mogu biti sasvim dovoljni za određivanje potreba firme. Pored upitnika (koji mogu biti veoma različiti po obimu i kvalitetu pitanja), veoma je bitan razgovor uživo, jer se u direktnoj komunikaciji mogu dobiti odgovori na veoma bitna pitanja kroz indirektne odgovore naručioca posla.

Zahtev za ponudu izrade Web sajta bi ukratko trebalo u sebi da sadrži sledeće stavke (što detaljnije, to se pravi preciznija ponuda na osnovu zahteva):

1. O kompaniji. Informacije o samoj firmi koje su relevantne za cilj online nastupa.
2. O online projektu. Informacije o tome koja je ideja firme šta će raditi online, odnosno čemu služi Web sajt (ove informacije se obično dobijaju na osnovu razgovora sa odgovornima u organizaciji).
3. Konkurencija. Koji se sajtovi dopadaju nadležnima, odnosno šta im se na tim sajtovima dopada.
4. Ciljevi i strategija Web sajta. Za ove podatke u preciznom obliku je potreban razgovor, a za ozbiljnije projekte obavezno se radi posebna projektna dokumentacija.
5. Tehničke predispozicije. Da li je potrebno voditi računa o određenim tehnologijama izrade, odnosno povezivanje sa postojećim informacionim sistemom.
6. Aspekti marketinških i promotivnih aktivnosti. U osnovnom obliku ovaj segment se odnosi na prikupljanje i prikaz postojećih marketinških/promotivnih materijala, kao i opis aktuelnih načina promocije.
7. Postavljanje i održavanje online nastupa. Na koji način je usklađen ili kako se planira održavanje Web sajta kada se pusti u rad nakon kreiranja (redefinicije). U ovom delu se određuje i kompletna strategija koje se odnosi na definisanje i generisanje online sadržaja.

- Primer različitih pitanja za profilisanje zahteva za ponudom (en).
- Primer veoma kvalitetnog formulara za definisanje zahteva za ponudom izrade Web sajta (en).
- Primer šablona (template) zahteva za ponudom izrade Web sajta (en).

U narednim nastavcima biće detaljnije objašnjeno šta čini projektnu dokumentaciju za zahtevnije projekte.

Drugi deo: Projektna dokumentacija iz koje proizilazi zahtev za ponudom izrade Web sajta