Besplatni alati za timski rad i vođenje sastanaka

U poslednjih godinu dana u sklopu poslovnih edukacija koje sam imao, došao sam do definitivnog zaključka da većina osoba nije svesna toga da se u poslednje 2-3 godine dešava prava revolucija u upotrebi softvera koji se se najčešće koriste u firmama – tzv. tekst procesori (tipa MS Word for Windows), programi za tabelarna izračunavanja i prikaze (tipa MS Excel), i sl.

U poslednje dve godine veoma često sam u situaciji da sa različitim klijentima i timovima u vezi sa poslovima koje radim, koristim kolaborativne alate za dokumente i olakšavanje komunikacije pri vođenju sastanaka. Ovom prilikom bih ukratko predstavio najinteresantnije karakteristike besplatnih alata za kolaboraciju i vođenje sastanaka, kao što su npr. Google Documents i Webex Connect.

Google Documents

Ako imate Gmail na engleskom jeziku, u gornjem delu ekrana nalazi se link Documents, koji vas vodi u program Google Documents – http://docs.google.com.

Google Documents je alat za tzv. kolaborativno kreiranje dokumenata, odnosno ovaj alat omogućuje da veći broj osoba istovremeno pristupa i kreira/menja dokumente koji se kreiraju za potrebe određenog posla.

Google dokumenti se mogu prebaciti za korišćenje na srpskom jeziku, i tada je i samo uputstvo (pomoć) na srpskom jeziku. Za potrebe ovog teksta, obavezno pročitajte ovo kratko uputstvo.

Najinteresantnije karakteristike Google dokumenata:

• Mogućnost pregledanja raznorodnih formata dokumenata (ovo ste verovatno probali kada ste pokušali da pregledati neki dokument koji vam je stigao u vaš Gmail).
• Mogućnost da tačno određeni broj osoba vidi ili radi na određenom dokumentu. Opcija Share this document omogućuje da dodate e-mail adrese osoba za koje želite da vide posmatrani dokument, ili da nešto na njemu mogu da rade. Ove osobe na svoju e-mail adresu dobiju link do dokumenta kojem mogu da pristupe, a kasnije, u svom Google dokument nalogu mogu da vide isti dokument, i da mu kasnije ponovo pristupaju.
• Mogućnost simultanog rada većeg broja osoba istovremeno na jednom dokumentu. Kako vreme prolazi, Google sve bolje rešava pitanje istovremenog rada više osoba na jednom dokumentu, pa ako to niste probali, pozovite prijatelje i probajte istovremeno da upisujete nešto u tabele ili tekstualne dokumente, veoma je zabavno. Kasnije, ove opcije veoma korisno deluju kada dislocirano morate zajednički da završite neki dokument sa većim brojem osoba.
• Dokument može (i treba) da bude sačuvan u sklopu ove aplikacije, ali se po potrebi može skinuti u nekom od ponuđenih formata (za tekstualne dokumente npr. možete dobiti .doc format, a za tabele .xls format).

Upotrebom online softvera kao što su Google dokumenti postavlja se pitanje koliko je potrebno koristiti ostale vrste softvera za kancelarije (Office alati), i ta upotreba zavisi od obiljnosti korišćenja ovakvih softvera. Ako ne radite neka ozbiljna formatiranja teksta ili neke zahtevnije operacije po tabelama, postavlja se pitanje koliko vam treba neki MS Word ili Excel, ili čak besplati Open Office (Možete npr. koristiti MS WordPad za desktop kompjuter, ako vam to uopšte treba).

Softversko rešenje Google dokumenti jedan je od najinteresantnijih primera upotrebljivosti tzv. Cloud rešenja, pa nije čudo što i Microsoft (sa značajnim zakašnjenjem) sa svojim rešenjem Office 365 pokušava da odgovori na izazove Kancelarijskih alata koji su zasnovani na korišćenju svih aktuelnih prednosti online okruženja.

Na nivou potreba kompanija važno je proceniti za koje poslove je potrebno koristiti klasična Office rečenja (bez obzira koje je to softversko rešenje), a kada je potrebno i efikasno koristiti kolaborativne alatke za kreiranje dokumenata. Takođe, potrebno je napraviti i procedure adekvatnog skladištenja svih ovih tipova dokumenata.

Vođenje sastanaka online i još po nešto

Postoji veći broj softverskih rešenja za vođenje sastanaka online, od kojih se relativno često koristi Microsoft NetMeeting, a dosta je u upotrebi i Cisco Webex. Ovo u osnovi nisu besplatna rešenja, ali ako imate potrebe za čestim i komplikovanim sastancima na daljinu, a treba vam mogućnost prikaza nečijeg desktop-a većem broju osoba, trebalo bi da isprobate i odlučite koju ćete vrstu ovakvih rešenja koristiti.

Već nekoliko meseci u sklopu jednog projekta koristim besplatnu Cisco varijantu Instant Messaging poslovnog rešenja – Webex Connect, i to najviše zbog jedne njegove veoma korisne opcije – Spaces:

Webex Connect omogućuje kreiranje većeg broja “prostora” (Spaces), od kojih svaki ovakav prostor može da se koristi za vođenje pojedinačnih projekata, sa akcentom na razgovor (chat) i prateće dokumente koji su dostupni svim osobama prijavljenim za određeni “prostor”.

Svaki projekat se m0že razložiti u njegove delove, i za svaki deo može da se kreira posebna diskusija i pripadajući dokumenti koji se dodaju (upload) na određeni prostor. Na ovaj način se u svakom momentu mogu koristiti potrebni dokumenti (u ažurnim verzijama koje ažurira veži broj osoba), ali i pratiti razvoj projekta, postavljati pitanja, davati odgovore – i sve to ostaje dostupno svima koji pristupaju određenom projektu (“prostoru”).

Dodatno, ova alatka se može koristiti i za IP telefoniranje i za klasičan chat, kao i kod ostalih IM softvera, ali to je bolje ostaviti onim IM rešenjima koja već koristite.

Od besplatnih rešenja koje smo u poslednje vreme koristili za online sastanke, ali i za edukaciju na daljinu (korišćenje deljenja desktop-a), najjednostavnija varijanta koja lepo radi jeste uporedno korišćenje Skype telefoniranja (bez video opcije – dobra je samo 1-1), uključujući i desktop sharing softver TeamViewer (Ako imate, koristite MS NetMeeting). Na ovo se može posebno dodati i Web kamera, a postoje i dodatna softverska rešenja koja omogućuju i varijante interaktivnog video učestvovanja na sastancima – softveri za Webinare (ali ne znam koliko ih ima da su besplatna, samo je pitanje potrebe).

Slobodno i vi preporučite servise i softvere koje ste koristili iz ovih oblasti.

Preporuka: Isprobajte različite valijante timskog rada i vođenja sastanaka na daljinu, i videćete kako će vam se veoma brzo produktivnost rada u timovima povećati…